Migliorare la produttività è più facile di quello che sembra, bastano piccoli accorgimenti e le giuste app per sentirsi subito più organizzate e avere più tempo per godervi la vita.
Talvolta riuscire ad avere una produttività ad alti livelli è più difficile di quello che sembra. Nonostante i buoni propositi, i mille impegni che si accavallano e gli imprevisti riescono spesso a limitare le mie giornate e farmi arrivare a sera insoddisfatta di quello che sono riuscita a fare.
A volte ci vorrebbe una squadra intera di persone per riuscire a fare tutto. Ma siccome non ce l’ho, mi affido spesso alla tecnologia.
Ecco 3 consigli utili, che io utilizzo tutti i giorni, per sopravvivere al caos e gestire al meglio la produttività quotidiana:
Organizzare le idee. | Quando mille idee affollano la mente e sale l’ansia del non riuscire a capire da quale parte cominciare, bisogna metterle per iscritto e assegnare delle priorità. L’agenda di carta e la penna sono sempre accanto a me, perché sono sempre il modo che amo di più per vedere nero su bianco sogni e progetti, ma da qualche anno ho trovato un perfetto aiutante, per schedulare le attività da fare (dagli impegni di lavoro, alla spesa da fare o alle cene da organizzare con gli amici) e per aiutarmi a rispettare le deadline e migliorare la produttività. Si chiama Airtable ed è utilizzabile sia da desktop che da app. Si possono anche condividere le liste delle cose da fare con altri user e assegnare sottocompiti a persone diverse.
Ottimizzare il tempo. | La chiamano la Pomodoro tecnique e consiste nel suddividere la giornata di lavoro (o di studio) in una lista di priorità da gestire o obiettivi da raggiungere. Poi si imposta un timer a 25 min e si lavora senza interruzioni sull’obiettivo e così via passando da un obiettivo all’altro senza dimenticare di fare delle pause (con minuti controllati) per riposare il cervello e ritornare concentrati sull’obiettivo successivo. Basta un timer da cucina (o quello del telefono) oppure esiste anche un app Be Focused (per iPhone/Ipad/Mac) che suddivide la vostra giornata in tanti segmenti operativi con pause in mezzo. Sembra impossibile ma funziona davvero.
Programmare. | Sembra un’ovvietà ma è la chiave della produttività, secondo me. Programmare per tempo attività o impegni mi aiuta spesso a gestire gli imprevisti e sentirmi meglio con me stessa. Non solo nel lavoro quotidiano e anche nella vita fuori ufficio, ma soprattutto nell’attività di creator tra blog e Social. Gestire praticamente due vite parallele tra due lavori diversi, potrebbe diventare davvero ingestibile, senza la pianificazione. Quindi questo è il mio consiglio primario, pianificate! Fate oggi quello che potreste fare domani, perché domani potreste non avere il tempo di farlo. C’è un app che uso ormai da tempo che trovo utilissima se la gestione dei social è parte del vostro lavoro: Planoly. Vi permette di pianificare in anticipo i post su instagram e Pinterest e (con un account business) pubblicherà per voi il contenuto che volete nel momento in cui volete. In oltre fornisce delle utili statistiche basate unicamente sui vostri profili e i permette quindi di valutare quali siano i momenti migliori per voi per postare.
